Die Anwendung von Leistungskennzahlen ist in der Produktion ein etabliertes Verfahren zur Leistungsanalyse und -steigerung. Beginnend von REFA-Zeitaufnahmen über Systeme vorbestimmter Zeiten (SvZ) bis hin zu verschiedenen Prämienmodellen gibt es die unterschiedlichsten Methoden zur Leistungsermittlung und anschließenden Entlohnung. Was somit bei den Arbeitern in der Produktion Normalität ist, galt lange Zeit im Angestelltenbereich, wie zum Beispiel in der Auftragssachbearbeitung, als unmöglich. Neben der Einführung des Gleichbehandlungsgedankens bei der Entlohnung zwischen Arbeitern und Angestellten standen vor allem die zu schaffende Transparenz, die Nutzung des Leistungspotenzials und die leistungsorientierte Entlohnung in der Auftragssachbearbeitung im Fokus der Entwicklung eines Kennzahlensystems.
Zielsetzung
Ziel der Einführung eines Kennzahlensystems musste es folglich sein, die erbrachte Leistung in der Auftragssachbearbeitung offen zu legen, um diese zukünftig weiter zu optimieren, sowie die Kennzahlen als Grundlage für eine leistungsorientierte Entlohnung zu nutzen.
An ein neues Kennzahlensystem für die Auftragssachbearbeitung wurden somit die folgenden Anforderungen zur Zielerreichung gestellt:
- Visualisierung der Leistung in der Auftragssachbearbeitung.
- Klare und eindeutige Definition der Zielkennzahlen.
- Eindeutige Reproduzierbarkeit der Daten.
- Nachvollziehbarkeit für die Mitarbeiter und den Betriebsrat.
- Auswertung der Kennzahlen auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis.
- Kennzahlen müssen als Grundlage für eine Entlohnung dienen können.
- Minimaler Verwaltungsaufwand für die Kennzahlenermittlung und Leistungsabrechnung.
Erreichbare Ergebnisse
Bei der Einführung neuer Systeme und der Einsetzung neuer Projekte wird in der Regel sofort die Frage „Und was bringt uns das?“ ins Feld geführt. Diese Frage steht selbstverständlich auch bei der Optimierung der Auftragssachbearbeitung und der Einführung eines Kennzahlensystems zur Leistungsmessung im Raum.
Deshalb wird nachfolgend ein erfolgreiches Beispiel der Kennzahleneinführung dargestellt, welches gleichzeitig als Richtwert für zukünftige Projekte dienen soll.
Wie so häufig stand am Anfang lediglich das Gefühl, dass in letzter Zeit in der Auftragssachbearbeitung nicht mehr alles rund läuft und wahrscheinlich noch einiges an Leistungs- und Optimierungspotenzial vorhanden ist. Basierend auf dieser Erkenntnis wurde eine Optimierung der Auftragssachbearbeitung durch- und Leistungskennzahlen eingeführt, die wiederum gleichzeitig auch die Grundlage für eine Prämienentlohnung waren. Innerhalb weniger Monate nach Einführung der Kennzahlen zeigte sich dann bereits eine deutliche Verbesserung der Leistung von fast 30 Prozent, die nun nicht nur dem Unternehmen nutzte, sondern auch den Mitarbeitern einen monetären Vorteil brachte.
Die Gauß-Methode zur Kennzahlenermittlung
Im Gegensatz zu REFA und anderen Systematiken beruht die Kennzahlenermittlung auf einer rein statistischen Analyse der ermittelten Werte, die in der Regel in automatisierter Form aus dem Auftrags- bzw. Zeiterfassungssystem entnommen und anschließend für die Analyse aufbereitet werden.
Dabei werden zunächst mittels einer Regressionsanalyse signifikante Einflussgrößen, wie zum Beispiel die Anzahl bearbeiteter Aufträge, Auftragspositionen, Korpusse oder Auftragswerte, in der Sachbearbeitung ermittelt.
Es folgt die Analyse der erhobenen Daten. Hierbei werden die gewichteten Einflussgrößen in das Verhältnis der dafür aufgewendeten Zeiten gesetzt, woraus sich die erbrachte Leistung der ausgewerteten Zeiträume ergibt. Bei Betrachtung eines ausreichend großen Zeitraums, wie zum Beispiel einem halben Jahr, erhält man in der Regel eine Gauß’sche Normalverteilung der Leistung sowie eine Basis- und Zielkennzahl. Dabei ist die Basiskennzahl der Mittelwert der ausgewerteten Stichprobe und die zu erreichende Zielkennzahl der Mittelwert plus die 3-fache Standardabweichung.
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Zeitbezogene Kennzahlenauswertung
Nachdem nun die Basis- und Zielkennzahl feststehen, können die Stichproben zum Beispiel auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis weiter analysiert und ausgewertet werden. Die zeitbezogene Kennzahlenauswertung zeigt anhand der ermittelten Werte deutlich, zu welchen Zeitpunkten welche Leistungen erbracht wurden. Wie bereits die Auswertung über die Anzahl der erbrachten Leistungseinheiten zeigte, liegt der Großteil der erbrachten Leistungen innerhalb der 3-fachen Standardabweichung (Zielkennzahl) sowie eine geringe Anzahl von Werten außerhalb (oberhalb der Zielkennzahl). Des Weiteren zeigt die Auswertung deutlich, wie die kumulierten Wochenwerte über den betrachteten Zeitraum deutlich von unterhalb der Basiskennzahl auf rund 50 Prozent Zielerfüllung der Zielkennzahl ansteigen.
Stichwort Transparenz
Ein ganz wichtiger Punkt für die Mitarbeiter ist hierbei, dass die Kennzahlen nicht von externen Personen „gemacht“ wurden, sondern rein auf der Basis der durch die Mitarbeiter erbrachten Leistung beruhen. Folglich ist auch ein Grundsatz dieser Entlohnung, dass an die Mitarbeiter sowohl bei Zielerreichung (Erreichung der Zielkennzahl) die 100 Prozent der betrieblich vereinbarten Prämie ausgeschüttet werden wie auch bei anteiliger Zielerreichung eine anteilige Prämie. Ein weiterer Vorteil der Anwendung des Gauß’schen Kennzahlensystems ist, dass das System nicht starr gehandhabt werden muss, sondern dynamisch lebt und so Veränderungen, wie zum Beispiel dem Wandel innerhalb der Auftrags- oder Kundenstruktur, flexibel angepasst werden kann.
In Summe kann gesagt werden, dass das Gauß’sche Kennzahlensystem eine gute Möglichkeit ist, die Tätigkeiten in der Auftragssachbearbeitung für das Unternehmen effektiv zu gestalten und gleichzeitig den Mitarbeitern durch ein monetäres Anreizsystem die Chance eröffnet wird, finanziell an der erbrachten Leistungssteigerung zu partizipieren.
Autor: Dipl.-Ing. Maik Büssing MBA&Eng., SCHULER Consulting GmbH, publiziert in der Holz- und Kunststoffverarbeitung (HK) 2/10